Kategoria: Prawo pracy

Pytanie ze szkolenia
Pracownik został zatrudniony od 4 maja 2026 r.. Czy pracownik powinien dostarczyć dokumenty potwierdzające okres wykonywania umowy zlecenia do 30 kwietnia 2028 r.

Okresy o których mowa w przepisach art. 302(1) k.p., mogą zostać zaliczone do okresu zatrudnienia jeśli zostaną udokumentowane.

Przepisy ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423), wskazują termin w jakim pracownicy zatrudnieni dnia 1.01.2026 r. u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych i odpowiednio 1.05.2026 r. u pracodawcy nie będącego jednostką sektora finansów publicznych, powinni udokumentować okresy, o których mowa w art. 302(1) § 1–7 k.p.

Z przepisów wynika, ze pracownik zatrudniony:

– dnia 1.01.2026 r. u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych powinien udokumentować okresy, o których mowa w art. 302(1) § 1–7 k.p., w ciągu 24 miesięcy od 1.01.2026 r.;

– dnia 1.05.2026 r. u pracodawcy nie będącego jednostką sektora finansów publicznych powinien udokumentować okresy, o których mowa w art. 302(1) § 1–7 k.p., w ciągu 24 miesięcy od 1.05.2026 r..

Okresów nieudokumentowanych we wskazanych terminach, pracodawca zatrudniający pracownika odpowiednio 1.01.2026 albo 1.05.2026 nie wlicza do okresu zatrudnienia tego pracownika.

Jeśli pracownik zatrudniony odpowiednio dnia 1.01.2026 lub dnia 1.05.2026 r. dostarczy po upływie 24 miesięcy dokumenty potwierdzające okresy, o których mowa w przepisach art. 302(1) k.p., to pracodawca nie będzie miał obowiązku zaliczenia tego okresu do okresu zatrudnienia.

Przedstawiona zasada dotyczy wyłącznie pracowników:

– zatrudnionych u pracodawcy dnia 1.01.2026 r. lub odpowiednio 1.05.2026 r. i

– pozostających nieprzerwanie w zatrudnieniu u tego pracodawcy przez okres 24 miesięcy liczonych od 1.01.2026 r. lub odpowiednio 1.05.2026 r.;

Okres 24 miesięcy na udokumentowanie wskazanych okresów nie dotyczy pracownika zatrudnionego od 4 maja 2026 r..

Pracownik zatrudniony od 4 maja 2026 r. będzie mógł przedstawić dokumenty potwierdzające okresy, o których mowa w przepisach art. 302(1) k.p., w dowolnym momencie okresu zatrudnienia, pamiętając jednak, ze roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.).

Od 1 maja 2026 r. w przypadku zatrudnionych u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych, do okresu zatrudnienia, od którego zależą niektóre uprawnienia związane ze stosunkiem pracy są wliczane:

1. okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
2. okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność – za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
3. okresy:
   – wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
   – wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,
   – pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą, wykonującą umowę zlecenia lub umowę agencyjną,
   – pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
   – pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych;
   w których wymienione osoby fizyczne podlegały ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Uprawnienia pracownicze wynikające z zaliczenia tych okresów, do okresu zatrudnienia u pracodawcy nie będącego jednostką sektora finansów publicznych będą przysługiwały
– od dnia nabycia prawa do tych uprawnień,
– ale nie wcześniej niż od 1.05.2026 r. (art. 6 ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423).
Uwzględnienie dodatkowych okresów wpłynie na:
Staż ogólny
– wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni)
Staż zakładowy:
– wpływa na długość okresu wypowiedzenia
– wpływa na wysokość odpraw (np. przy zwolnieniach grupowych)

Wymiar urlopu wypoczynkowego uzależniony został od ogólnego stażu pracy, co oznacza że wpływ na wymiar urlop mają także okresy zatrudnienia u innych pracodawców.
Wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni jeśli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat lub 26 dni jeśli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Ustalając wymiar urlopu wypoczynkowego do okresu zatrudnienia wlicza się:

Przykład

Pracownik zatrudniony od 1.02.2025 r. (pełny wymiar etatu) (pracodawca spoza sfery budżetowej)
przedstawił dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę 2 lata
ukończenie LO – 4 lata
Staż na dzień 1.02.2025 – 6 lat
Wymiar urlopu 20 dni
Dnia 4 maja 2026 r. pracownik przedstawił zaświadczenie z ZUS potwierdzające okres opłacania składek z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej od 1.01.2005 do 31.12.2011r. (6 lat)
Staż na dzień 1.05.2026 – 12 lat
Wymiar urlopu 26 dni

Jak wynika z przepisów art. 158 k.p. pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający.
Przepis ten gwarantuje nabycie prawa do urlopu uzupełniającego stanowiącego różnicę między nowym a dotychczasowym wymiarem urlopu (Kodeks pracy. Komentarz, red. dr hab. Krzysztof Walczak).

W okresie od stycznia do kwietnia 2026 pracownik wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego.
Od maja 2026 r. do wykorzystania pozostało 16 dni urlopu wypoczynkowego

Na wniosek zainteresowanej osoby właściwy urząd gminy jest obowiązany stwierdzić, okresy jej pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym, wydając stosowne zaświadczenie w celu przedłożenia w zakładzie pracy. Jeśli urząd gminy nie dysponuje dokumentami umożliwiającymi wydanie zaświadczenia, zawiadamia na piśmie o tym fakcie osobę zainteresowaną .
Z przepisów wynika, ze w tym przypadku okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym mogą być udowodnione zeznaniami co najmniej dwóch świadków zamieszkujących w tym czasie na terenie, na którym jest położone to gospodarstwo rolne (art. 3 ustawy o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym).
Wojewódzki Sądu Administracyjnego w Lublinie w wyroku z dnia 23 stycznia 2025 r., III SA/Lu 727/24
„(…) zaświadczenie ma potwierdzać istnienie określonych faktów lub stanu prawnego, które organ jest w stanie stwierdzić wyłącznie na podstawie posiadanej dokumentacji. Postępowanie wyjaśniające, o którym mowa w art. 218 § 2 KPA, spełnia jedynie rolę pomocniczą i nie można go utożsamiać z postępowaniem dowodowym, o którym mowa w Dziale II KPA, kiedy to organ przed wydaniem decyzji ma obowiązek dokładnego ustalenia stanu faktycznego na podstawie oceny przeprowadzonych dowodów.(…)”
W orzeczeniu wskazano, ze zaświadczenie potwierdza stan ustalony, w źródłach, na których bazuje organ wydający zaświadczenie. Przedmiotem tego postępowania jest badanie, czy w ewidencji, rejestrach są dane, które mogą być podstawą wystawienia zaświadczenia. WSA wskazał, ze przedmiotem postępowania wyjaśniającego, o którym mowa w art. 218 § 2 KPA mogą być zatem okoliczności wynikające z istniejących ewidencji, rejestrów i innych danych, czy też wyjaśnienie, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów oraz stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się zainteresowany, a także ustalenia, jakiego rodzaju ewidencja lub rejestry mogą zawierać żądane dane i ustalenia ewentualnych ich dysponentów. Z orzeczenia WSA wynika, ze „(…) postępowanie wyjaśniające zgodnie z utrwalonym stanowiskiem orzecznictwa nie obejmuje przeprowadzania dowodu z zeznań świadków.(…)”
Wyrok NSA z dnia 30 kwietnia 2020 r., I OSK 1141/19
„(…) Zaświadczenie jest więc zatem wyłącznie przejawem wiedzy, nie zaś woli organu administracji i jako czynność faktyczna nie wywołuje skutków prawnych. Ze swojej istoty zaświadczenie ma potwierdzać istnienie określonych faktów lub stanu prawnego, które organ jest w stanie stwierdzić wyłącznie na podstawie posiadanej dokumentacji.(…).

Analiza kolejnych orzeczeń ujawnia dwie różne linie orzecznicze dotyczące procedury wydawania przez urzędy gmin zaświadczeń o pracy w gospodarstwie rolnym. Różnica dotyczy ustalenia czy w tym postępowaniu dopuszczalny jest dowód z zeznań świadków.
Fakt, że wykształciły się dwie linie orzecznicze potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 18 marca 2026 r., II SA/Po 883/25.
Jedna linia orzecznicza zgodnie z którą, przepis art. 3 ust. 3 ustawy o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, nie stanowi lex specialis wobec art. 218 § 2 k.p.a., na podstawie którego organ przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające. Wg tej koncepcji przepis art. 3 ust. 3 jest adresowany do organów orzeczniczych, pracodawców, czy rentowych a nie do organu wydającego zaświadczenie. (wyrok NSA z 10 grudnia 2018 r., sygn. I OSK 1477/18, wyrok NSA z 30 kwietnia 2020 r., sygn. I OSK 1141/19).
Zgodnie z drugą linią orzeczniczą przepis art. 3 ust.3 ustawy o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, stanowi lex specialis do art. 218 § 2 k.p.a., a to oznacza, ze organ wydający zaświadczenie w ramach postępowania wyjaśniającego może dokonywać ustaleń na podstawie zeznań co najmniej dwóch ww. świadków.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu uznał, ze właściwa jest druga koncepcja druga. Jako uzasadnienie Sąd wskazał, ze ustawodawca „(…) w przepisie zamieszczonym w art. 3 ust. 3 u.w.o.p. przewidział sytuację, w której pomimo braku stosownych dokumentów, możliwe jest wydanie zaświadczenia o okresie pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym. Tym samym dopuszczona została możliwość nie tylko przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, ale wręcz udowodnienia tego faktu zeznaniami dwóch świadków zamieszkujących w tym czasie na terenie, na którym jest położone gospodarstwo rolne. Rzeczą zrozumiałą jest, że powyższy sposób dowodzenia możliwy jest wówczas, gdy organ nie dysponuje dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia o pracy zainteresowanej osoby w indywidualnym gospodarstwie rolnym. (…)” (Wyrok WSA w Poznaniu z dnia 18 marca 2026 r., II SA/Po 883/25)
W orzeczeniu Sąd wskazał, ze w przypadku gdy „(…) organ gminy nie dysponuje dokumentami umożliwiającymi wydanie zaświadczenia to po to zawiadamia zainteresowaną osobę o tym fakcie pisemnie aby ta wskazała mu co najmniej dwóch świadków zamieszkujących “w tym czasie” na terenie, na którym jest położone gospodarstwo rolne. Tylko organ gminy, który jest uprawniony do wydania zaświadczenia ma możliwość prostego zweryfikowania w swoich rejestrach i dokumentach faktu zamieszkiwania wskazanych świadków na terenie gminy “w tym czasie”, jak i wiarygodności ich zeznań (bliskości położenia gospodarstw, utrzymywania wzajemnych kontaktów itp.). Za taką interpretacją przemawia zatem zarówno literalne brzmienie ww. przepisów, jak i ich systematyka.(…)”.

Wyrok NSA z 6.03.2025 r., sygn. III OSK 127/22,
„(…) Zasadniczo zadaniem właściwego urzędu gminy jest przeprowadzenie kwerendy archiwalnej we wszystkich posiadanych ewidencjach i rejestrach oraz innych dokumentach i odpowiednio wydanie zaświadczenia, o ile okresy zatrudnienia znajdują tam potwierdzenie, bądź zawiadomienie wnioskodawcy o tym, że organ nie dysponuje dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia. (…)”
„(…) jeżeli organ gminy nie dysponuje dokumentami umożliwiającymi wydanie zaświadczenia to po to zawiadamia zainteresowaną osobę o tym fakcie pisemnie aby ta wskazała mu co najmniej dwóch świadków zamieszkujących “w tym czasie” na terenie, na którym jest położone gospodarstwo rolne. Tylko organ gminy, który jest uprawniony do wydania zaświadczenia ma możliwość prostego zweryfikowania w swoich rejestrach i dokumentach faktu zamieszkiwania wskazanych świadków na terenie gminy “w tym czasie”, jak i wiarygodności ich zeznań (bliskości położenia gospodarstw, utrzymywania wzajemnych kontaktów itp.).(…)”
Podsumowując, wyrok NSA z 2020 r. oraz WSA w Lublinie z 2025 r. nakazują urzędom gmin odmówić wydania zaświadczenia, gdy brak jest dokumentów, natomiast wyrok WSA w Poznaniu z 2026 r. nakazuje w takiej sytuacji przesłuchać świadków i dążyć do wydania zaświadczenia na tej podstawie.

Urlop macierzyński jest obowiązkowym urlopem ustawowym i tylko ściśle określona sytuacja powoduje jego skrócenie (wyrok SN z 21.10.2020 r.; I UK 120/19).
Z przepisów Kodeksu pracy wynika, ze pracownica, po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego, ma prawo zrezygnować z pozostałej części tego urlopu i powrócić do pracy. Rezygnacja ta jest jednak możliwa jeśli łącznie zostaną spełnione dwa warunki:
pracownica po porodzie wykorzysta co najmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego;
pozostałą część urlopu macierzyńskiego wykorzysta pracownik – ojciec wychowujący dziecko; przez okres odpowiadający okresowi, który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego, osobistą opiekę nad dzieckiem będzie sprawował ubezpieczony – ojciec dziecka, który w celu sprawowania tej opieki przerwał działalność zarobkową (art. 180 § 4 k.p.).
Nie można zrzec się prawa do urlopu macierzyńskiego

Zgodnie z art. 180 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy pracownica nie może zrzec się prawa do urlopu macierzyńskiego, może jedynie zrezygnować z części urlopu (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 5 stycznia 2024 r., II SA/Gl 1471/23).
Komentowany przepis nie zajmuje się sytuacją, w której matka podejmuje pracę zarobkową przed upływem 14 tygodni urlopu macierzyńskiego. SN w wyroku z dnia 21 października 2020 r., I UK 120/19, wskazał, ze (…) Podjęcie przez pracownicę takiej pracy w czasie podstawowego urlopu macierzyńskiego, a tym bardziej w okresie kolejnych urlopów nie jest równoznaczne z rezygnacją z pozostałej części urlopu macierzyńskiego. Rezygnacja jest zdarzeniem prawnym, wynikającym z woli i działania matki, ściśle określonym i uwarunkowanym. Spełnia się tylko przy zaistnieniu przesłanek opisanych w przepisie.(…)
Jeśli ojciec wychowujący dziecko nie może lub nie zamierza wykorzystać pozostałej części urlopu macierzyńskiego

Zrezygnować z urlopu macierzyńskiego nie będzie mogła pracownica jeśli ojciec wychowujący dziecko nie może lub nie zamierza wykorzystać pozostałej części urlopu macierzyńskiego, a w przypadku ubezpieczonego ojca, który podlega ubezpieczeniu chorobowemu z innego tytułu niż stosunek pracy nie przerwie on działalności zarobkowej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Odnosząc się do zwrotu “przerwa działalności zarobkowej”, trzeba stwierdzić, że chodzi tu o przerwę faktyczną. Tym samym, nie będzie naruszał przepisu ojciec, który prowadząc działalność gospodarczą, nie zawiesi jej tak długo, jak on sam nie będzie wykonywał co najmniej stałej pracy we własnej firmie (Kodeks pracy. Komentarz red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk 2023).
Wskazuje się, ze rezygnacja matki z urlopu jest warunkowa i staje się nieważna w sytuacji, w której ojciec przestaje wychowywać dziecko. Takie podejście do tego zagadnienia pozwala także na rozwiązanie sytuacji, w której ojciec wychowujący dziecko umiera w trakcie korzystania z części urlopu macierzyńskiego (Kodeks pracy. Komentarz red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk 2023).

Pracownica, która zamierza po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego wrócić do pracy składa pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 7 dni przed przystąpieniem do pracy. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownicy, o ile zostały spełnione określone w przepisach warunki, których spełnienie uprawnia do rezygnacji z urlopu macierzyńskiego (art. 180 § 8 k.p.).
Wniosek powinien zawierać:

1. imię i nazwisko pracownicy;
2. wskazanie terminu powrotu do pracy.
   Do wniosku pracownica powinna dołączyć kopię wniosku pracownika – ojca wychowującego dziecko o udzielenie pozostałej części urlopu macierzyńskiego albo kopię oświadczenia ubezpieczonego – ojca dziecka o przerwaniu działalności zarobkowej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem przez okres odpowiadający okresowi, który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego (§ 3 rozporządzenia z dnia 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2025 r. poz. 322)

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, służy przede wszystkim do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Nie jest systemem kadrowo-płacowym i nie służy do rozliczania wynagrodzeń pracowników, składek ZUS ani podatku PIT od wynagrodzeń.

Dla kadr i płac znaczenie ma jednak to, że firmy korzystające z KSeF mogą zmieniać obieg dokumentów, rozliczanie wydatków pracowniczych i współpracę z księgowością.
Ile firm korzysta z KSeF?
Według oficjalnych danych Ministerstwa Finansów, na 30 czerwca 2026 r. w systemie było:

2 281 478
wystawców faktur w KSeF

512,75 mln
faktur w systemie

4 491 164
krajowych nabywców wskazanych na fakturach